Inez heeft ruim 13 jaar bij het AMC medische congressen georganiseerd voordat ze via een tussenstap bij het Joep Lange Instituut bij de UvA komt werken. Ze organiseert voorlichtingsevenementen, zoals de Bachelordag, Masterdag en Proefstuderen. Maar ook facultaire bijeenkomsten, bijvoorbeeld het faculteitscolloquium dat onlangs voor het eerst online werd gehouden.

Moest je veel regelen voordat je thuis kon werken?

‘Wij hebben op zolder versneld een verbouwing doorgevoerd en een werkplek gecreëerd. Mijn man en ik wisselen af. De keukentafel is ook een werkplek, maar dat is een stuk onrustiger.’

Wat is jouw grootste uitdaging?

‘De grootste uitdaging vind ik dat privé en werk in elkaar overlopen. Natuurlijk werkte ik voor de coronamaatregelen ook weleens buiten werktijden om, maar ik vind het nu moeilijker om afstand te nemen. Voorheen stapte ik na een werkdag op de fiets en kwam ik tijdens de fietsrit naar huis los van het werk. Ik ging sporten en had andere afspraken. Dat is nu heel anders.

Hoe zijn evenementen verschoven van ‘fysiek’ naar online?

‘Toen de Bachelordag werd geannuleerd, kwam het besef: live-evenementen kunnen niet meer. Voor hoelang? Dat wisten we niet. Maar we moesten andere manieren bedenken om studiekiezers te bereiken. Ik heb hiervoor veel samengewerkt met Monique Jongerius, onze marketeer voor de bachelors, en met UvA Centraal. Het ging best snel en goed. Ik ging meteen bij concurrenten kijken hoe zij dit aanpakten. De jeugd zit bovendien al online en de meeste evenementen hadden ook al een digitaal component. Daarnaast zijn er veel nieuwe acties opgestart: vlogs, WhatsApp-bellen, Zoom-meetings, allemaal samen met studenten. Wat we van studiekiezers teruggekoppeld krijgen, is dat ze het jammer vinden dat ze de locatie niet voelen en zien. “Waar komen we terecht, hoe zien die lokalen eruit, hoe is de kantine, hoe is de bibliotheek?” Je kunt het laten zien op beeld, maar hoe breng je het gevoel over? Dit vind ik wel ingewikkeld. Er zijn nu immers geen rondleidingen meer. Een evenement draait ook om de beleving, het is niet alleen maar kennis vergaren.’

Is jouw rol als evenementencoördinator veranderd?

‘Als coördinator regelde ik de locatie, de catering, de sprekers, de techniek en hield ik een helikopterview. Ik stuurde mensen aan en was fysiek aan het werk op locatie. Ineens veranderde dat. Nu ben ik wel nog steeds bezig ervoor te zorgen dat de juiste informatie bij de juiste mensen terechtkomt, maar de manier is anders. Wanneer kies je voor een bepaalde type evenement, wat is de toegevoegde waarde en waar moet je op letten? Online organiseren is een vak apart. Als ik straks wel iets op locatie kan organiseren, dan zal dit op een andere manier moeten plaatsvinden. Denk daarbij aan kleinere bijeenkomsten, 1,5 meter afstand creëren, meer gescheiden sessies, aparte looproutes, hygiënemaatregelen: de lijst is lang.

Dit zet mij aan tot nadenken over innovatie, maar ook over de invulling van evenementen binnen de UvA. Online is here to stay, dat is duidelijk. Naast kennisoverdracht zal beleving nog belangrijker worden bij evenementen, zowel online als offline. Ook dat is een nieuwe uitdaging wat mij betreft. Ik zal altijd blijven zoeken naar manieren om toch mensen te kunnen bereiken. Het voordeel van wat er nu gebeurt, is dat ik gedwongen word om na te denken. Ik dacht dat we al zo modern en geavanceerd werkten met al onze verschillende communicatiekanalen. Maar nu blijkt dat hier nog veel te leren valt. Wat dacht je van al die AVG-regels? Wat mogen we wel en niet uitzenden? Waar moeten wij aan voldoen? Ik heb er naast het organiseren ineens veel uitzoekwerk bij gekregen.’

Wat helpt jou bij het thuiswerken?

‘Ik blok mijn agenda tussen twaalf en één voor een flinke wandeling in het Diemerbos. Nieuw in mijn leven is een dagelijkse meditatie van Deepak Chopra. Deze meditatie biedt manieren om stress te beheersen en gemotiveerd te blijven tijdens deze pandemie. Na de wandeling heb ik een vast meditatiebankje, in het bos achter mijn huis. De natuur, de geluiden van de vogels gecombineerd met de stem van Deepak maken mij helemaal “zen”.’

Op welk recentelijk evenement ben je echt trots?

‘Ik ben trots op alle evenementen die we de laatste maanden samen met de studenten, studieadviseurs en docenten hebben neergezet. Voor de twee bachelors hebben we onder andere twee mooie Q&A-sessies gemaakt. Deze zijn goed bezocht door studiekiezers. Er was veel interactie met de studenten live, via polls en via chat.

Ook ben ik toch wel een beetje extra trots op het eerste online faculteitscolloquium. Fantastisch om te zien dat er bijna 170 collega’s via Zoom aanwezig waren om het programma te volgen. Dit betekent voor mij dat we allemaal behoefte hebben aan verbinding. Dat raakte mij echt.’